அரசு பணியில் உள்ளவர்கள் Passport அலுவலகத்திற்கு விண்ணப்பம் அனுப்புவதற்கு முன்பே அவரவர் appointmentauthority க்கு மேற்காணும் இணைப்பு படிவத்தை அனுப்பிவிட வேண்டும்.அதன் அசல் கடிதம் ஒன்றை (செராக்ஸ் கூடாது) passport அலுவலகம் செல்லும் போது அங்கு கொடுக்க வேண்டும். இதில் பெறுநர் முகவரி pin code உட்பட முழுமையாக தெரிந்திருக்க வேண்டும்.பெறுநர் பெயரும் தெரிந்திருக்க வேண்டும்.
